Yemek alımında yaşanan sorunların büyük bölümü, hizmet başladıktan sonra ortaya çıkmaz. Sözleşme imzalanmadan önce, şartnamede yazılmayan bir cümle yüzünden ortaya çıkar. Porsiyon küçüldüğünde elinizde bir gramaj tablosu yoksa tartışma "bize öyle gelmedi" ile "biz hep böyle veriyoruz" arasında sıkışır.
İyi bir şartname uzun olmak zorunda değil. Ölçülebilir olmak zorunda.
Gramaj ve kap sayısı
En çok atlanan ve en çok soruna yol açan başlık budur. "Dört kap yemek" ifadesi tek başına hiçbir şey söylemez. Şartnamede her kabın ne olduğu ve pişmiş ağırlık olarak kaç gram verileceği yazmalıdır.
- Çorba kaç mililitre
- Ana yemek etli ise et gramajı ayrıca kaç gram
- Yan yemek ve pilav gramajı
- Salata, yoğurt, tatlı veya meyve porsiyonu
Gramajın pişmiş ağırlık üzerinden tanımlandığını yazın. Çiğ ağırlık üzerinden verilen taahhütler tabakta çok farklı görünür.
Kalori ve besin dengesi
Ağır işte çalışan bir ekiple ofis ekibinin kalori ihtiyacı aynı değildir. Şartnamede günlük öğün başına hedeflenen kalori aralığını ve menünün bir diyetisyen tarafından onaylanacağını belirtin.
Haftalık menüde tekrar sınırı koymak da işe yarar: aynı ana yemeğin haftada kaç kez gelebileceğini yazmazsanız, maliyet baskısı arttığında menü hızla daralır.
Hijyen ve gıda güvenliği
Bu bölümde iki şeyi ayırmak gerekir: yükleniciden istenen belgeler ve süreç içinde tutulacak kayıtlar.
- Gıda güvenliği yönetim sistemine uygunluk
- Personel sağlık raporlarının güncelliği
- Şahit numune uygulaması ve saklama süresi
- Periyodik bağımsız laboratuvar analizi ve sonuçların paylaşımı
- Araç ve ekipman temizlik kayıtları
Şahit numuneyi mutlaka yazın. Bir şikâyet durumunda elinizde numune yoksa, tartışma tarafların beyanına kalır.
Teslim koşulları
Teslim saati tek bir saat olarak değil, bir pencere olarak tanımlanmalı ve gecikme hâlinde ne olacağı yazılmalıdır.
- Teslim saati aralığı ve vardiya bazında farklılık
- Sıcak yemeğin teslim anındaki sıcaklık koşulu
- Taşıma kabı ve araç niteliği
- Gecikme hâlinde uygulanacak yaptırım
Yaptırım maddesi caydırıcı olmalı ama uygulanabilir de olmalı. Uygulanamayacak kadar ağır bir ceza, ilk gecikmede taraflar arasında pazarlık konusu olur ve maddenin caydırıcılığı kaybolur.
Denetim hakkı
Bu maddeyi şartnameye koymayan kurum, sonradan mutfağı görmek istediğinde yükleniciden ricacı olur. Denetim hakkını yazın:
- Üretim tesisini haber vererek ziyaret hakkı
- Ziyaret sırasında hijyen kurallarına uyulacağı
- Kontrol kayıtlarına ve analiz sonuçlarına erişim
- Denetim bulgularının nasıl raporlanacağı
Kişi sayısı ve tolerans
Kişi sayısı hiçbir tesiste sabit değildir. Vardiya değişir, izinler olur, üretim yoğunluğu dalgalanır. Şartnamede günlük sayı bildiriminin nasıl ve ne zaman yapılacağını, hangi dalgalanma bandının ek ücret doğurmayacağını yazın.
Bu bant yazılmazsa, her sapma pazarlık konusu olur.
Fiyat ve güncelleme
Birim fiyatın neyi kapsadığı açıkça yazılmalıdır: servis personeli dâhil mi, ekipman dâhil mi, taşıma dâhil mi.
Fiyat güncellemesi için bir formül tanımlayın. Formülsüz sözleşmelerde güncelleme her defasında müzakereye dönüşür ve taraflardan biri mutlaka rahatsız olur. Hangi endeksin, hangi periyotla ve hangi tavanla uygulanacağı baştan yazılırsa, güncelleme bir kriz değil bir işlem olur.
Özel diyet ve alerjen
Alerjen bildiriminin menüyle birlikte yazılı verileceğini şartnameye koyun. Tıbbi diyet gerektiren çalışanlarınız varsa bunun ayrı üretim gerektirdiğini ve nasıl karşılanacağını tanımlayın.
Son bir not
Şartname hazırlarken en yararlı egzersiz şudur: her maddeyi okuduktan sonra kendinize "bu madde ihlal edilse, elimde bunu kanıtlayacak bir ölçü var mı" diye sorun. Cevap hayırsa, o madde henüz bir şartname maddesi değil, bir temennidir.
Ankara ve çevresindeki tesisiniz için şartname hazırlığında bir görüş almak isterseniz, teklif sürecinde bu başlıkları birlikte gözden geçiriyoruz.